Email Bisnis ala Jepang: Panduan Lengkap Format, Etiket, dan Frasa Kunci
Panduan Lengkap Menulis Email Bisnis ala Jepang (dengan Contoh)
Saat bekerja di perusahaan Jepang, Anda pasti akan dihadapkan pada situasi di mana Anda harus menulis email bisnis dalam bahasa Jepang. Email adalah alat komunikasi yang sangat vital, namun bagi yang bukan penutur asli, menyusunnya bisa menjadi tantangan yang sulit karena adanya kendala bahasa dan etiket yang berbeda.
Artikel ini akan menjadi panduan lengkap Anda. Kami akan mengupas tuntas struktur dasar, template, etiket agar tidak terkesan kasar, serta kosakata dan frasa-frasa kunci yang sering digunakan dalam email bisnis di Jepang. Dengan panduan ini, Anda pasti akan lebih percaya diri dalam berkomunikasi secara profesional!
Struktur dan Template Dasar Email Bisnis Jepang
Secara umum, format email bisnis di Jepang tidak jauh berbeda dengan di negara lain. Namun, ada urutan dan ungkapan khas yang perlu Anda perhatikan.
- Subjek (件名 – Kenmei): Tulis subjek yang singkat dan jelas agar penerima bisa langsung memahami isi email Anda.
- Alamat Tujuan (宛名 – Atena): Selalu mulai dengan nama perusahaan, departemen, dan nama penerima. Gunakan sufiks “様” (-sama) setelah nama orang.
- Salam Pembuka: Setelah alamat tujuan, tulis salam pembuka singkat seperti,「いつもお世話になっております。」(Itsumo osewa ni natte orimasu.).
- Isi Email: Sampaikan maksud dan tujuan Anda dengan jelas dan ringkas.
- Kalimat Penutup: Akhiri email dengan kalimat penutup standar seperti,「よろしくお願いいたします。」(Yoroshiku onegai itashimasu.).
- Tanda Tangan (署名 – Shomei): Cantumkan nama lengkap Anda, nama perusahaan, departemen, dan informasi kontak. Sangat disarankan untuk menulis nama Anda dalam alfabet, diikuti dengan pelafalannya dalam Katakana di sebelahnya.
Etiket Penting Agar Tidak Terkesan Kasar
1. Selalu Gunakan Bahasa Hormat (Keigo)
Ini adalah aturan yang paling fundamental. Menggunakan Keigo (敬語) menunjukkan rasa hormat Anda kepada penerima. Jika Anda belum terlalu menguasainya, setidaknya gunakan bentuk sopan「です」(desu) dan「ます」(masu).
2. Tulis dengan Jelas dan Ringkas
Hindari kalimat yang terlalu panjang dan bertele-tele. Jika perlu, gunakan poin-poin (bullet points) untuk membuat isi email lebih mudah dibaca. Hindari juga penggunaan istilah yang terlalu sulit jika tidak diperlukan.
Kosakata Khas yang Sering Digunakan
- 御中 (Onchū): Digunakan setelah nama perusahaan atau departemen jika Anda tidak menujukannya kepada orang spesifik. Contoh:「株式会社〇〇 御中」(Kepada PT. 〇〇).
- 各位 (Kakui): Berarti “Kepada Semua Pihak Terkait”. Digunakan saat mengirim email ke beberapa orang sekaligus. Contoh:「関係者各位」(Kankeisha Kakui).
- 平素 (Heiso): Kata formal yang berarti “selalu” atau “biasanya”. Sering digunakan dalam salam pembuka:「平素よりお世話になっております。」(Heiso yori osewa ni natte orimasu.).
- 貴社 (Kisha) / 弊社 (Heisha): Kisha adalah cara hormat untuk menyebut “perusahaan Anda”, sementara Heisha adalah cara rendah hati untuk menyebut “perusahaan kami”.
- 敬具 (Keigu): Salam penutup surat formal, setara dengan “Hormat saya,” atau “Sincerely,”.
Frasa Kunci yang Wajib Dihafal
1. お世話になっております (Osewa ni natte orimasu)
Ini adalah frasa pembuka email bisnis yang paling umum dan wajib. Tidak ada padanan katanya yang pas dalam bahasa Indonesia, namun secara harfiah berarti “Terima kasih atas dukungan/bantuan Anda yang berkelanjutan.” Frasa ini digunakan untuk menunjukkan rasa terima kasih atas hubungan bisnis yang telah terjalin.
2. よろしくお願いいたします (Yoroshiku onegai itashimasu)
Ini adalah frasa penutup yang paling umum dan serbaguna. Bisa berarti “Terima kasih atas perhatian Anda,” “Mohon kerja samanya,” atau “Saya menantikan kabar baik dari Anda.” Frasa ini menunjukkan niat baik dan harapan untuk hubungan yang lancar di masa depan.
3. 心よりお詫び申し上げます (Kokoro yori owabi mōshiagemasu)
Frasa yang digunakan untuk menyampaikan permohonan maaf yang sangat tulus dan formal. Setara dengan “I sincerely apologize.” Gunakan frasa ini saat terjadi kesalahan atau masalah.
Contoh Email Bisnis dalam Bahasa Jepang
Berikut adalah contoh email untuk memberitahukan perubahan lokasi rapat kepada klien.
| Subjek: 【Pemberitahuan】Perihal Rapat Tanggal (bulan) XX (hari) XX
Kepada: PT. 〇〇 Departemen △△, Bapak/Ibu □□ Salam Pembuka: Itsumo osewa ni natte orimasu. Saya Yamada dari PT. 〇〇. Isi Email: Saya ingin memberitahukan perihal rapat kita pada tanggal (bulan) XX (hari) XX. Lokasi rapat telah diubah ke ruang rapat perusahaan kami. Mohon maaf atas ketidaknyamanannya, dan terima kasih atas pengertian Anda. Adapun waktu dan agenda rapat tidak ada perubahan. Jika ada pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya. Kalimat Penutup: Mohon kerja samanya selalu. Tanda Tangan: Taro Yamada PT. 〇〇, Departemen Penjualan TEL: 03-1234-5678 Email: yamada@example.com |
Kesimpulan
Menulis email bisnis dalam bahasa Jepang memang bisa terasa menantang. Namun, dengan memahami struktur dasar, etiket, serta menguasai beberapa kosakata dan frasa kunci, Anda pasti bisa melakukannya dengan baik. Jangan takut untuk mencoba. Semakin sering Anda berlatih, semakin natural tulisan Anda. Menguasai email bisnis adalah keahlian yang sangat penting untuk kesuksesan karier Anda di Jepang. Semangat!
